如何在 Microsoft Outlook 中创建规则

Microsoft Outlook 中的规则非常适合自动对电子邮件执行操作。您可以执行诸如移动、标记或响应某些消息之类的操作，而无需手动操作。为了帮助您跟上不断增长的收件箱的步伐，我们将向您展示如何在 Outlook 中创建规则。

由于您可以在 Windows、Mac 和 Web 上创建 Outlook 规则，因此我们将介绍在每个平台上设置它们。请注意，可用的条件和操作有所不同。

如何在 Windows 版 Outlook 中创建规则

最健康的规则条件和操作集位于 Windows 上的 Outlook 中。为了最有效地解释如何创建规则，让我们逐步设置一些常用的规则。

从头开始设置空白规则可为您提供最大的灵活性，因为您可以选择多个条件和操作。另外，规则向导会一路提示您。

打开 Outlook，转到文件选项卡，然后在信息部分中选择管理规则和警报。

出现“规则和警报”对话框时，打开电子邮件规则选项卡，然后在顶部选择一个帐户（如果您有多个帐户）。然后，选择新建规则。

然后，您可以按照以下说明设置规则，将电子邮件移至文件夹、标记它们以供后续处理或发送自动回复。您可以尝试使用不同的规则，您会发现它很有用，例如 自动转发电子邮件 。

将电子邮件移至文件夹

在规则向导中，选择顶部的移动选项之一。您可以根据发件人、包含的字词或您发送而不是接收的电子邮件将邮件移动到特定文件夹。

  1. 例如，我们将选择将主题中包含特定字词的邮件移动到文件夹。
  2. 在底部，选择带下划线和蓝色的项目以指定条件和操作。
  3. 选择特定单词并输入要在主题行中查找的单词。
  4. 选择指定以选择要将邮件移至的文件夹。
    1. 然后，选择下一步。
    2. 您将看到一系列条件，其中自动标记了您刚刚选择的条件。如果您愿意，您可以为电子邮件选择其他条件。例如，您可能还希望将规则应用于仅发送给您的邮件。选择下一步。.
      1. 然后您会看到一系列操作，其中已为您标记了您选择的操作。与上述条件一样，您可以根据需要选择其他操作。例如，您可能还想在移动邮件时将其标记为已读。选择下一步。
        1. 接下来您将看到例外列表。您可以选择从规则中排除某些电子邮件。例如，您可能不希望将带有附件的电子邮件发送到该文件夹​​。选择下一步。
          1. 在规则的最终屏幕上，您首先需要在顶部为其指定名称，然后标记启用此规则复选框。或者，您可以选中复选框以立即在收件箱上运行此规则，或对所有电子邮件帐户使用该规则。
            1. 完成后，确认底部框中的规则设置，其中显示了条件和操作。选择完成保存并启用规则。
              1. 确认“规则和警报”框中新规则旁边的复选标记，然后选择确定。

                2. 标记电子邮件以进行跟进

                另一个有用的 Outlook 规则是标记电子邮件以进行后续处理。您可以选择后续活动的标志和时间。

                1. 按照上述相同流程创建新规则并打开规则向导。
                2. 然后，选择举报某人的邮件以供后续跟进。
                3. 在底部，选择带下划线和蓝色的项目以指定条件和操作。
                4. 选择人员或公共群组来选择联系人。
                5. 选择此时跟进以选择标志和时间。
                  1. 然后，选择下一步。
                  2. 就像上面的规则一样，规则向导将引导您完成可以确认并添加到规则中的条件、操作和例外情况。然后，命名、启用并完成。

                    3. 自动回复电子邮件

                    您可能会发现另一个有用的规则是自动回复，它与 外出消息 类似，但更加灵活。您可以使用特定的 Outlook 模板或为特定电子邮件创建回复消息。.

                  3. 按照上述相同流程创建新规则并打开规则向导。然后，选择对我收到的邮件应用规则并选择下一步。
                    1. 选择您想要用于接收电子邮件的条件。您可以将规则应用到某些发件人，使用特定的字词、在某个日期范围内收到时或您想要的任何其他条件。选择下一步。
                      1. 根据您的喜好选择使用特定模板回复或让服务器使用特定消息回复。然后，根据您选择的选项选择底部带下划线的蓝色文本，并在完成后选择下一步。
                      2. 使用特定模板回复：选择特定模板来选择您想要的模板。
                      3. 让服务器使用特定消息回复：选择特定消息，在出现的框中输入消息，然后选择保存并关闭.
                        1. 标记您想要包含的任何例外，选择下一步，然后通过命名、启用规则并使用完成按钮保存来完成规则。

                          2. 如何在 Mac 版 Outlook 中创建规则

                          如果您在 Mac 上使用 Outlook，则可以轻松设置收件箱规则，尽管条件和操作比 Windows 上的限制稍多一些。

                          1. 打开 Outlook，然后在菜单栏中选择 Outlook>设置。
                          2. 在弹出窗口中选择规则。
                            1. 如果您有多个帐户，请在左侧选择一个帐户，然后选择右侧的加号按钮。
                            2. 在顶部输入规则名称。
                            3. 然后，使用下拉框设置第一个条件。根据您的选择，您可能需要添加条件。例如，如果您选择接收日期，您将输入日期。
                              1. 接下来，使用这些下拉框选择操作。同样，您可能需要添加到操作中。例如，如果您选择移动到文件夹，您将选择该文件夹。.
                                1. 要添加其他条件或操作，请选择右侧的加号；要添加例外，请选择Except if加号跨度>。
                                  1. （可选）选中此框可不应用满足相同条件的其他规则。确认左下角的启用框已选中，然后选择确定保存规则。

                                    2. 如何在 Outlook 网页版中创建规则

                                    要在 网络上的 Outlook 中创建规则，请访问网站并登录。您将看到与 Mac 版 Outlook 中类似的条件和操作。

                                      1. 在弹出窗口中，选择最左侧的邮件和右侧的规则。
                                      2. 在顶部选择添加新规则。
                                      1. 为您的规则命名，然后使用添加条件框选择条件。根据您选择的条件，您可能需要添加。例如，如果您选择发​​件人，系统会要求您在右侧提供发件人。
                                          2. 新建一个文件夹 。
                                      2. 您可以使用蓝色选项添加其他条件、其他操作或根据需要添加例外情况。
                                        1. 您也可以标记这些框以停止处理更多规则并立即在收件箱中运行该规则。
                                        2. 完成后，选择保存。

                                          3. 您的电子邮件会遵守规则吗？

                                          通过在 Outlook 中创建电子邮件规则，您可以最大限度地减少组织邮件、记住跟进或回复某些电子邮件所需的时间。如果您遇到麻烦，请看看这些修复了 Outlook 电子邮件规则不起作用的问题 。

                                          .

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                                          1.05.2023