如何将电子邮件另存为 PDF 文件


保留电子邮件的个人副本在您以后需要参考时会派上用场。例如,您可能希望记录下一份工作的样本、保存您参与的项目或保留收到的反馈。

您可以使用多种方法来备份您的工作电子邮件 。其中之一是将其另存为 PDF。如果是工作电子邮件,则在对电子邮件进行存档之前,您需要与您的主管或 IT 部门核对,以避免任何法律后果。

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    无论您出于何种原因,我们都会向您展示如何通过几个简单的步骤将电子邮件另存为 PDF。

    如何将电子邮件另存为 PDF 文件

    本指南将说明如何在 Gmail、Outlook 或邮件应用程序上将电子邮件另存为 PDF

    Outlook (Windows)

    您可以使用这些步骤将电子邮件从 Outlook 保存为 PDF 到您的计算机或手机。

    1. 打开要另存为 PDF 文件的电子邮件,然后选择文件>打印
      1. 在打印机部分下的下拉菜单中选择Microsoft Print to PDF
        1. 接下来,选择打印
          1. 转到将打印输出另存为中要保存PDF文件的文件夹>框。
            1. 您可以在文件名字段中重命名文件,然后选择保存以使更改生效。
            2. 在 Outlook 的早期版本(2010 或更早版本)中,您需要将电子邮件另存为 HTML 文件,然后将其更改为 PDF 文件。

              1. 在电子邮件消息窗口中选择文件>另存为.
                1. 转到另存为框并找到要保存PDF 文件。在文件名字段中重命名PDF文件,然后在保存类型下拉菜单中选择HTML。
                  1. 选择保存,打开一个Word文档,选择文件>打开,然后选择您之前保存的HTML文件
                    1. 选择文件>另存为,选择一个位置,然后在另存为类型下拉菜单中选择PDF。
                      1. 选择保存并检查所选文件夹中的 PDF 文件。
                      2. 注意:如果您使用的是 Outlook 2007,您可能很难找到将电子邮件另存为 PDF 文件的选项。相反,您可以复制电子邮件,将其粘贴到 Word 文档中,然后将该文档另存为 PDF 文件。邮件没有标题,但您可以手动将其输入到 Word 文档中。

                        Outlook (Mac)

                        如果您在 Mac 上使用 Outlook 并希望将电子邮件另存为 PDF 文件,则步骤略有不同。

                        1. 在 Outlook 中打开要另存为 PDF 的电子邮件,然后选择文件>打印
                          1. 接下来,在PDF中选择另存为PDF下拉菜单。
                            1. 输入要保存的 PDF 的文件名.
                              1. 选择位置旁边的箭头,然后转到要保存的文件夹您的 PDF 文件。
                                1. 接下来,选择保存
                                2. 邮件应用

                                  邮件应用适用于 macOS 和 iOS 设备用户。您还可以在 Mac 或 iPhone/iPad 上将邮件应用中的电子邮件另存为 PDF 文件。

                                  Mac

                                  如果您想保存以 PDF 格式发送电子邮件以便在其他地方使用或存储以备将来参考,请使用以下步骤。

                                  1. 打开邮件应用并选择电子邮件对话强>您想另存为 PDF 文件。
                                    1. 选择文件>导出为 PDF将电子邮件另存为 PDF 文件。
                                    2. iOS (iPhone/iPad)

                                      如果您在 iOS 设备上使用邮件应用程序,您仍然可以将电子邮件另存为 PDF 文件。

                                      1. 在 iPhone/iPad 上打开邮件应用程序,选择要保存的电子邮件。
                                      2. 点按底部箭头
                                        1. 接下来,从菜单中点按打印
                                          1. 打印将出现文档屏幕。现在,您必须通过从中心向外捏来放大电子邮件。
                                            1. 执行此操作后,将出现一个新屏幕,将电子邮件转换为 PDF。您现在要做的就是共享 PDF。点按屏幕右上角的分享
                                              1. 接下来,点击共享菜单中的保存到文件>.
                                                1. 选择一个文件夹并点击保存
                                                2. 或者,您可以使用 快捷方式 应用程序将电子邮件保存为 PDF 文件。

                                                  1. 在 iPhone/iPad 上打开快捷方式,然后点按制作 PDF快捷方式旁边的三个点。
                                                    1. 点击屏幕右上角的三个点,然后切换在共享表中显示选项开启
                                                    2. Gmail

                                                      如果您使用 Gmail 作为默认电子邮件应用,则可以保存电子邮件作为计算机或移动设备上的 PDF 文件。

                                                      Windows

                                                      如果您在 Windows 10 PC 上使用 Gmail,则可以保存电子邮件只需几个快速步骤即可将消息作为 PDF 文件。

                                                      1. 打开电子邮件并选择回复图标旁边的更多(三个点)。
                                                        1. 接下来,选择打印
                                                        2. 注意:如果要打印整个电子邮件线程,请选择打印全部。

                                                          1. 在出现的打印对话框中,选择Microsoft Print to PDF作为打印目标。
                                                          2. 注意:如果没有看到打印对话框,请选择 Ctrl+ P>

                                                          3. 选择打印
                                                          4. Mac

                                                            在 Gmail 中将电子邮件另存为 PDF 的步骤与 Windows 略有不同在 Mac 上。

                                                            1. 打开电子邮件并选择更多(三个点)
                                                              1. 选择打印
                                                                1. 选择PDF下拉菜单,然后选择另存为PDF
                                                                  1. 接下来,选择一个文件夹来保存您的 PDF 文件,然后选择保存
                                                                  2. Android

                                                                    如果您有 Android 设备并且使用 Gmail 应用程序,您可以将电子邮件作为 PDF 文件保存到您的手机或平板电脑。

                                                                    1. 在 Gmail 中打开电子邮件对话并选择更多(三个点)>打印
                                                                      1. 接下来,点击右上角的下拉箭头
                                                                        1. 点按另存为 PDF
                                                                          1. 接下来,点按 PDF或打印图标。
                                                                            1. 选择一个位置保存您的 PDF 文件。
                                                                            2. iOS

                                                                              在 iOS 版 Gmail 中,您可以将电子邮件保存或打印为 PDF 文件.

                                                                              1. 在 Gmail 中打开电子邮件,然后点按更多(三个点)。
                                                                                1. 轻触打印
                                                                                  1. 接下来,轻触AirPrint
                                                                                    1. 双指开合并放大您在“打印机选项”中看到的页面缩略图屏幕将您的电子邮件转换为 PDF。
                                                                                      1. 在 PDF 预览屏幕中点按分享.
                                                                                        1. 接下来,点击保存到文件以在本地保存您的 PDF。
                                                                                        2. 保留这些电子邮件作为将来使用的文档

                                                                                          将电子邮件另存为 PDF 文件是一种方便的方式备份、共享特定消息,或只是让它们易于访问。

                                                                                          查看更多关于如何编辑 PDF将 PDF 转换为 Word 文件将您的 PDF 插入到 Word 文档中。

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