如何使用 Microsoft 列表（以及为什么它很棒）

虽然 Microsoft 已经拥有 看板式 应用程序 (Microsoft Planner)，但新发布的 Microsoft Lists 满足了对更通用的任务协作工具的需求。让我们看看如何自己使用 Microsoft 列表。

熟悉 Microsoft Sharepoint 的用户会注意到与新的列表应用程序的相似之处，因为它本质上是同一工具的升级版本。虽然 Sharepoint 列表主要与数据管理有关，并且可以通过 Excel 电子表格访问，但 Microsoft 列表更侧重于协作，并且可以通过多种用户友好的方式查看。

什么是 Microsoft 列表？

微软列表（Microsoft Lists）的名字已经很好地描述了它，但微软武器库中类似产品的数量仍然让事情变得有点混乱。 微软待办事项 已经允许您将任务添加到列表中，而像 微软规划师 这样的东西可以作为适当的敏捷团队协作工具。然后还有 Sharepoint，它也可以让您创建可共享的列表。

Microsoft Lists 以其现代化的界面、跨平台支持和令人难以置信的自定义功能而与这些应用程序区分开来。它的目的不是取代这些工具，而是对它们进行补充，并为此提供与 Planner 和 Sharepoint 的本机集成。

列表旨在创建各种用途的列表，任何内容，从任务到日历事件，甚至只是数据条目。这与与微软团队 （同样是本地集成）共享这些列表的能力相结合，以讨论和协作任何列表项。

本质上，对于使用 Office 365 套件的团队来说，Microsoft Lists 是 Trello 等项目管理工具的强大替代品，填补了 Microsoft 生态系统功能的重大空白。

使用 Microsoft 列表

由于 Microsoft Lists 旨在作为通用协作列表制作工具，因此它被设计为跨平台的。除了桌面应用程序之外，您还可以在 Android 和 iOS 手机上下载 Lists 移动应用程序，但网络版本可以通过任何浏览器访问。

它是 Office 365 套件的一部分，但即使没有 Office 订阅，您现在也可以通过任何 Microsoft 帐户将其用作预览版。

  1. 要试用 Microsoft Lists 预览版，请访问lists.live.com，它充当该工具的网络应用程序。您可能需要使用您的 Microsoft 帐户登录才能获得访问权限。.
    1. 界面干净整洁，顶部有一个突出的按钮：新列表。单击它以创建我们的第一个列表。
      1. 这是我们第一次看到 Microsoft 列表的灵活性。您可以创建空白列表、使用现成的模板或导入 .csv 文件作为列表，类似于 Microsoft Sharepoint。当然，您也可以选择模板来创建特定类型的列表。
        1. 选择模板后，您还可以预览填充数据后的模板外观，然后您可以点击使用模板按钮继续使用。
          1. 现在只需输入列表的名称以及可选的说明，以便更容易理解列表的用途。默认情况下将选择颜色和图标（基于模板的类型），但如果您愿意，您也可以更改这些。满意后选择创建。
            1. 新列表将打开，其中所有字段（列）均已就位，准备好接受数据。您可以使用右侧的添加列按钮添加更多字段，并使用左侧的添加新项目选项添加新行。
              1. 这些类别已配置了各自的数据类型，因此对于日期等字段，您将获得一个可供选择的日历。
                1. 只需输入所有字段即可创建新项目，根据您想要添加的数量重复此过程。您可能会注意到，创建者字段会跟踪添加该项目的人员，以便在多人使用同一列表的情况下更容易进行组织。

                  2. 这就是您开始所需的全部内容。这些精通Excel （或Sharepoint）会发现许多类似的功能，例如对列中的数据进行排序或使用过滤器来查看列表的选择。

                  您甚至可以使用顶部的“导出”按钮将任何列表导出为 CSV 文件 或 Microsoft Power BI 文件。

                  共享列表

                  由于 Microsoft 列表的整个前提是与其他人协作，因此我们来看看如何共享您创建的列表。

                  1. 打开现有的 Microsoft 列表。.
                    1. 点击顶部栏中的共享按钮。
                      1. 将会出现一个小窗口，您可以在其中添加与您共享列表的人员的姓名和消息。所有这些都是可选的，因为您唯一需要做的就是复制链接并与您的团队成员分享。
                      2. 默认情况下，链接权限设置为允许拥有该链接的任何人编辑列表（登录后），但您也可以修改此设置。单击此小窗口顶部的共享设置按钮（齿轮图标）可查看所有可用选项。
                      3. 现在您可以更改共享访问权限，从关闭登录要求到仅限添加到您组织的人员。您还可以设置密码以获得额外的安全层，或更改链接提供的权限类型，将其限制为仅在需要时查看。完成后选择应用以使更改生效。

                        4. 不要担心这部分出现任何错误；您始终可以使用右上角的管理访问按钮来修改任何给定列表的用户权限。

                        在 Microsoft 列表中创建视图

                        默认列表并不是查看 Microsoft 列表的唯一方式。您可以从四种不同的视图中进行选择：列表、日历、图库和看板。

                        这种信息可视化的灵活性是 Lists 相对于 Sharepoint 的另一个优势。没有完美的视图 - 根据相关列表的内容，某些视图比其他视图更适合。

                        1. 要创建新视图，请打开一个列表，然后单击右侧的添加视图按钮（带有 + 图标）。
                        2. 您可以在此处选择列表类型并输入所需的附加信息。图库和默认列表视图仅需要名称，而看板则需要您指定用于组织列表的列。日历视图要求提供布局（月或周）以及开始日期和结束日期。
                          1. 输入信息后点击创建按钮即可为您创建新视图。
                              1. 如果您有多个视图，请下拉右侧的三点菜单，以便您从中进行选择。

                              通过创建规则自动化任务

                              协作列表创建应用程序的一个基本功能是能够自动执行某些任务。幸运的是，Microsoft Lists 可以满足您的需求。

                              我们说的是任务，但目前您唯一可以自动化的就是通知。您可以设置一个列表，以便在进行某些更改时通知您，以便您跟踪您的团队如何使用该列表。

                              1. 为此，请点击顶栏上的规则按钮，然后选择创建规则。
                              2. 将会出现一个新窗口，提示您选择要触发通知的条件类型。选择符合您需求的图标。
                                1. 输入所需的任何其他信息（例如要跟踪的列的名称和任何附加条件）以及要通知的人员的姓名或电子邮件地址。
                                2. 完成后选择创建以使新规则生效。
                                  1. 您可以随时前往规则>管理规则查看列表中运行的规则并通过单击禁用它们。

                                    2. 微软列表值得吗？

                                    对于任何已经熟悉 办公室365 生态系统的人来说，Microsoft Lists 应用程序都是让一切井井有条的绝佳方式，无论您是与小团队还是整个公司部门一起工作。

                                    您可以创建任务、列出日历事件并与队友讨论每个项目。这些列表是高度可定制的，有几个模板可以为您的用例创建完美的列表，无论是员工入职还是费用跟踪器。

                                    这是在我们与 Teams 或 Planner 等其他 Office 365 应用程序进行本机集成之前，使其成为熟悉 Microsoft 应用程序的人的完美组织工具。.

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                                    4.02.2024