如何在 Microsoft Outlook 中存档电子邮件

如果您有不再需要的电子邮件，但不一定要删除，您可以将它们存档。在 Microsoft Outlook 中，您可以通过多种方式手动或自动归档电子邮件，以消除它们的干扰。

我们将向您展示如何在桌面、网络和移动设备上的 Outlook 中存档电子邮件 。无论您在哪里最常使用 Outlook，都可以为新邮件腾出空间。

关于在 Outlook 中存档电子邮件

对于 Microsoft 365、Exchange 帐户和 Outlook 网页版，您有一个默认的存档文件夹。对于 Exchange 服务器帐户，保留策略可能适用。对于 POP 和 IMAP 帐户，您可以创建存档文件夹。

通过使用存档文件夹，您可以在需要时检索稍后移至此处的任何电子邮件。

当您使用如下所述的按钮将项目移动到存档文件夹时，这不会减小收件箱大小 。如果您担心空间问题，可以在使用 Windows 时创建一个单独的 Outlook 数据文件 (.pst)，我们将在下面对此进行解释。

在 Windows 上存档 Outlook 电子邮件

您可以在 Windows 版 Outlook 中手动存档电子邮件，或使用可用的自动存档功能之一。这些自动存档功能可能会有所不同，具体取决于您的 Outlook 版本。

在 Windows 上手动存档电子邮件

您可以在 Windows 上通过几种不同的方式手动存档一封或多封电子邮件。

首先通过以下方式之一选择电子邮件：

  • 对于单个电子邮件，只需选择它即可。
  • 对于一组相邻的电子邮件，请选择第一封，按住 Shift，然后选择该范围内的最后一封。
  • 对于一组不相邻的电子邮件，请选择一封，按住 Ctrl，然后选择另外一封。

    • 选择要存档的电子邮件后，请执行以下操作之一：

    • 将电子邮件拖至Archive文件夹。
    • 在主页或消息选项卡上的功能区中选择存档。
    • 右键单击并选择存档。
    • 使用退格键。

      • 在 Windows 上自动存档电子邮件

      在 Windows 上，您可以通过执行邮箱清理或将自动存档设置为经常运行来自动存档旧电子邮件。.

      执行收件箱清理

      您可以将电子邮件移至 Outlook 数据文件 节省空间并一次性清理您的邮箱。

      1. 选择文件>信息。然后，打开工具菜单并选择清理旧项目。
        1. 选择您要执行维护的电子邮件帐户收件箱、文件夹和子文件夹，并在下面的下拉框中选择日期。 （可选）选中该框以包含“不自动存档”电子邮件。
          1. 您可以查看存档文件位置的文件路径，以便以后在需要时可以轻松访问它。如果您遇到麻烦，请查看这些方法访问 PST 文件 。
          2. 选择确定执行清理。

            3. 设置自动存档

            要按计划自动存档项目，您可以设置“自动存档”选项。

            1. 选择文件>选项。选择左侧的高级和右侧的自动存档设置。
              1. 选中顶部的复选框，了解您希望运行自动存档的频率，并在框中输入时间。或者，您可以标记要在运行前提示的复选框。
                1. 在“自动存档期间”部分中，选中存档或删除旧项目复选框，然后选择电子邮件的期限。
                2. 然后您可以选择将项目移至 Outlook 数据文件或永久删除项目。
                  1. （可选）选择按钮将设置应用到所有文件夹，然后确定完成设置。在“Outlook 选项”窗口中选择确定以保存更改。

                    2. 在 Mac 上存档 Outlook 电子邮件

                    您可以在 Mac 版 Outlook 中手动和自动存档电子邮件，尽管与 Windows 上略有不同。

                    在 Mac 上手动存档电子邮件

                    您可以在 Mac 上通过几种不同的方式手动存档一封或多封电子邮件。

                    首先通过以下方式之一选择电子邮件：

                    • 对于单个电子邮件，只需选择它即可。.
                    • 对于一组相邻的电子邮件，请选择第一封，按住 Shift，然后选择该范围内的最后一封。
                    • 对于一组不相邻的电子邮件，请选择一封，按住 Command，然后选择另外一封。

                      • 选择要存档的电子邮件后，请执行以下操作之一：

                      • 在菜单栏中选择消息>存档。
                      • 在主页选项卡的功能区中选择存档。
                      • 右键单击并选择存档。
                      • 选择收件箱右侧的存档按钮（框）。
                      • 使用键盘快捷键Control + E。

                        • 在 Mac 上自动存档电子邮件

                        虽然 Mac 版 Outlook 中没有自动存档选项，但有一个可能适合您的解决方法。您可以设置规则以根据日期存档特定电子邮件。

                        1. 打开 Outlook 并从菜单栏中选择 Outlook>设置。
                        2. 在出现的窗口中选择规则。
                          1. 在下一个屏幕的左侧，选择一个帐户（如果您有多个帐户）。
                          2. 选择右侧底部的加号按钮添加新规则。
                              1. 对于该操作，请在第一个下拉框中选择移动到文件夹，然后在右侧列表中选择存档。
                            1. （可选）对于规则应避免的电子邮件，使用除非旁边的加号，或选中下面的框以忽略满足相同条件的其他规则。
                            2. 确认已选中启用复选框，然后选择确定保存您的规则。.

                              3. 在网络上存档 Outlook 电子邮件

                              在 网络上的 Outlook 中归档电子邮件与桌面版本类似。

                              在网络上手动存档电子邮件

                              • 对于单个电子邮件，请选择它或选中左侧的框。
                              • 对于一组相邻的电子邮件，请选择第一封，按住 Shift，然后选择该范围内的最后一封。
                              • 对于一组不相邻的电子邮件，请选择一封，按住 Ctrl(Windows) 或 Command(Mac)，然后选择另外一封。

                                • 选择要存档的电子邮件后，请执行以下操作之一：

                                • 在主页选项卡上的工具栏中选择存档。
                                • 右键单击并选择存档。
                                • 选择收件箱右侧的存档按钮（框）。

                                  • 自动存档网络上的电子邮件

                                  与 Mac 上一样，Outlook 网页版目前没有自动存档功能。相反，您可以设置基于日期的规则。

                                  1. 选择右上角的齿轮图标，然后在出现的边栏中选择查看所有 Outlook 设置。
                                  2. 在最左侧选择邮件，然后在右侧选择规则。然后，选择添加新规则。
                                    1. 在顶部为您的规则命名。
                                    2. 在添加条件下方，使用下拉列表选择之前。然后，在右侧添加日期。

                                      3. 注意：与在 Mac 上一样，您可能希望稍后更新此规则以包含新日期。

                                      1. 在添加操作下，使用下拉列表选择移动到。然后，选择右侧的存档。
                                        1. （可选）为规则应避免的电子邮件选择添加例外，并选中该框以停止处理更多规则。
                                        2. 要立即在收件箱中运行规则，请选中立即运行规则复选框。然后，选择保存。

                                          3. 在 Android 和 iPhone 上存档 Outlook 电子邮件

                                          如果您使用Android 设备或 iPhone 上的 Outlook ，您也可以在那里存档电子邮件。目前，还没有自动存档功能，但您有几种方法可以手动存档电子邮件。.

                                          要存档单封电子邮件，您可以使用滑动操作。根据您的设置从左到右滑动电子邮件，反之亦然，然后选择存档图标。或者，打开电子邮件并点击顶部的存档图标。

                                          要在收件箱中存档多封电子邮件，请点击并按住一封电子邮件，您将看到选择屏幕。选择剩余的电子邮件，然后点击顶部 (Android) 或底部 (iPhone) 的存档图标。

                                          在 Windows、Mac、Web 和移动设备上的 Outlook 中，可以轻松处理那些不需要的旧电子邮件。现在您已了解如何在 Outlook 中存档电子邮件，请查看 修复 Outlook 无法打开的方法 。

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                                          6.05.2023