您是否曾经因为收件箱中充满了以前未答复的邮件而错过了重要的电子邮件？大多数人都经历过这种情况，并且几乎每个人都知道，早上打开收件箱后，五十条未读电子邮件会分散您的注意力。
根据研究，员工在阅读和回复电子邮件方面花费的费用最多为他们一周的28％ 。这占您整个工作时间的四分之一以上。如果您不必处理不断涌入的电子邮件，还能完成多少工作？
什么是收件箱零？
收件箱零是生产力专家Merlin Mann提出的概念。尽管大多数人将名称中的“零”解释为表示一个人拥有的电子邮件数量，但它最初是指人们花在思考电子邮件上的时间。如果您的电子邮件为零，那么您将花费几乎零的时间来思考它们。
本文将引导您逐步了解如何使用Gmail中可用的工具将收件箱中未读电子邮件的数量保持在最低限度，以及您可以在工作日中应用的做法，这将有助于您驯服整天收到的大量电子邮件。
电子邮件管理基础
提高电子邮件效率的第一步是关闭收件箱。听起来似乎违反直觉，但最好给自己设置一段时间阅读和回复电子邮件，而不是在收到电子邮件时进行处理。研究表明最后期限，无论是否强制实施，都会提高效率 并减少了在项目上花费的时间。
在每小时开始时预留五分钟，或者在开始时预留二十分钟并结束一天回复电子邮件 。删除所有明显是垃圾邮件 的电子邮件。如果一封电子邮件需要两分钟或更短的时间来回答，请首先回复它。
如果电子邮件需要更多时间来答复，请将其移动到专门指定的文件夹中。
使用Gmail到达“收件箱零”
Gmail最多-在世界范围内使用过的电子邮件客户端，但是大多数人并没有意识到该平台实际上具有多用途。 Gmail是塞满了工具 和可自定义的选项，可让您对其外观进行大量控制。当您使用这些工具时，收件箱归零变得更容易实现。
使用特殊星星
每个人都知道通过单击“星星”图标可以为电子邮件“加上星星”的功能，但是您是否知道可以使用12个不同的星星？点击设置>查看所有设置>常规，然后滚动直到看到星星小节。
有不同颜色的星星，但也有一些图标，例如感叹号，快进箭头，对勾，问号和小写i。默认情况下，只有主星星处于活动状态，但是您可以单击任意图标并将其拖到正在使用部分以将其激活。
Gmail中只会显示一个符号。多次单击它可以循环选择所有不同的星星。选择至少四个符号：标准星号，红色星号，小写字母i和绿色对勾。
设置多个收件箱和过滤器
您可能已经熟悉Gmail中可用的多个标签：促销，个人，社交等。导航到设置>收件箱，然后在收件箱类型旁边，单击下拉框，然后选择多个收件箱。
出现一个新的部分，称为多个收件箱部分。。您可以命名最多五个自定义部分，以与主收件箱一起查看，尽管默认情况下会填写两个。其中一部分用于加注星标的电子邮件，另一部分用于草稿。这些部分由它们的搜索查询指定，因此您需要了解每个特殊星星的名称才能为它们留出部分。
这些是每颗星星的名称：
搜索查询字段可识别不同的运算符，因此您可以使用OR / AND命令在同一部分中包含多个星号。 搜索查询字段旁边是部分名称字段。在此处输入您要在字段中调用的特定名称。
要实现“收件箱归零”，最好设置一些特定部分：
您可以根据需要选择设置第五部分，但这四个将处理最基本的任务。
零收件箱
现在，您已更改了Gmail设置，现在该将所有操作付诸实践了。首先，设置您的过滤器。输入以下内容：
当您收到电子邮件时，您应该做的第一件事就是确定它是否需要响应或是否应该删除它。如果电子邮件是垃圾邮件，或者只是不能保证回复，请立即将其删除或存档。
如果电子邮件需要回复，并且需要不到两分钟的时间，请回复。如果您需要两分钟以上的时间，请单击一次星标图标。如果电子邮件很紧急并且应该作为您回信的下一封信，请单击两次图标以将其标记为红色星号。
回复电子邮件后，如果您正在等待答复，请单击三次星标图标将其指定为“等待答复”。如果您收到其他人可以更好地处理的电子邮件，请将其转发给适当的人，然后单击四次星级图标，将其标记为“已委派”。
选择何时要回复电子邮件，并专注于仅在那些时间内工作。通过给自己指定期限和设置处理电子邮件的时间，可以减少在收件箱中花费的时间，从而使您可以专注于更重要的任务。如果您选择在小时开始时进行处理，请先集中精力处理所有紧急电子邮件，然后再处理其余部分。
通过将这些方法付诸实践，您将很快获得对收件箱的完全控制。如果已经很混乱，请每天预留半小时来整理已收到的电子邮件，并确定它们是否重要。回应需要的人，删除不需要的人。
可能需要一些时间，但是过滤器 ，指定的收件箱以及其他工具将帮助您达到零收件箱-并且您会找到最能帮助您保持现状的技术。