寻找一种更有条理的方法，以确保减少浪费时间，这是一个持续的斗争，特别是对于那些非常忙碌的人。
有成千上万的书籍和成千上万的文章涉及“完成事情” （GTD）原则。但是对于许多人来说，GTD的思想和原理感觉像是很多工作，以至于您完成组织工作后，您将没有时间实际完成任何工作。
这就是为什么设置对您执行许多GTD原则的应用和自动化非常重要。至少，至少，您使用这些应用程序的方式应该使您变得井井有条，井井有条，高效高效。
通过收件箱释放麻烦
当您想完成任务时，“收件箱”至关重要。
不是电子邮件收件箱，而是任务收件箱。
帮助您保持专注和更有条理的最重要方法是消除混乱。杂物是指您想起需要完成的任务时的想法或时刻。通过将这些短暂的干扰分散到收件箱中，您可以将它们从头脑中弄出来并避免干扰。
使用什么应用程序都没有关系，只要它具有一个收件箱。最好是该应用程序同时包含基于Web的工具和移动应用程序，以便无论您身在何处或做什么都可以收集这些想法。
In_content_1全部： [300x250] / dfp：[640x360]->通过将收件箱与电子邮件帐户集成在一起，可以更进一步。例如，您可以安装将ToDoist与您的Gmail帐户集成的ToDoist for Gmail Chrome插件 。
使用此插件，您可以选择打开的电子邮件顶部的ToDoist图标。 ，并使用快速添加任务功能将电子邮件作为新任务添加到收件箱中。
这可避免您在尝试获取小任务时浪费时间您的电子邮件收件箱已处理完毕。只需搁置需要您时间的电子邮件作为一项新任务，然后继续。
对于大多数待办事项应用程序，通常还为浏览器提供了Chrome扩展程序。
这可让您根据您在网页上阅读的信息添加新任务。这样做的目的是为您提供快速简便的方法，将想法添加到收件箱中，这样您就不必以后再尝试记住它们了。
保持井井有条的最佳方法之一就是保持您的想法头脑清晰，自由。
保持日历井井有条
太多人试图将日历和收件箱用于同一件事；跟踪任务。这不是日历的用途。
您的日历是您仅安排与时间相关的事件的地方。并非所有任务。您的日历应仅包含以下项目：
这些“焦点时间”块不应该是任务集中的特定时间日历。这就是您的待办事项清单，而您的待办事项清单则是您决定在这些重点时间段内下一步要执行的任务的地方。
在重复发生的事件之外，约会和重点时间，日历的其余部分应保持打开状态以用于会议或其他意外任务。
如果有时间，您总是可以为任务分配更多的精力。如果会议是在焦点时间安排的，则可以根据需要进行调整。
您会注意到上面的日历每天早晨都有任务分期，并且每周任务回顾。您可以在此处整理收件箱，并按照以下各节所述计划和确定项目的优先级。
根据优先级变化来选择待办事项列表
生活变化很快，而这些变化可以改变您的优先次序。
您使用的任何待办事项清单都应由代表这些生活优先次序的顶级项目来组织。例如，我一生中最关注的重要领域包括：
在每周的任务审阅中，您希望浏览所有任务区域并确保您包含在所有这些项目中的任务仍然相关且重要。
您可以通过更改任务的优先级或完全将其删除来实现。
GTD中最重要的原则之一就是摆脱不再重要的事物。这些只是占用空间并造成混乱的任务。摆脱这种混乱状况是使组织更有条理的最佳方法之一。
查看每个任务时，请遵循三个步骤。
确保每周执行一次的简单方法是使用待办事项移动应用程序并查看任务和优先级当您在家中放松时。坐在甲板上喝咖啡，然后扫描并重新确定任务的优先级。
正确计划项目和过度估计时间
每天早上花时间遍历待办事项收件箱并计划每个任务的两个主要组成部分。
时间估算只是对努力的判断。如果您整堂课都需要5-15分钟，15-30分钟，30-60分钟或一个小时以上？为这些时间范围创建彩色标签，并将其应用于每个新任务。
在估算任务花费的时间时，总是略高估。否则，您会不断发现自己没有时间完成未完成的任务。
每个任务的关键在于您需要多长时间才能完成它？您的老板说过要在星期五之前完成报告吗？那是您应该以红色突出显示的“优先级1”。这是您想写一天的书的一章吗？那是“优先级3”，并以蓝色突出显示。
特定颜色无关紧要，只要您了解颜色的含义即可。
将任务与您喜欢做的事情组合在一起
并非所有事物都让人觉得杂事。实际上，您可以将更多的任务彼此组合在一起，那么您就可以释放更多的时间。
以下是一些示例。
只要有一点创意，您就可以合并待办事项列表中的许多任务，并在计划中的重叠时间完成多个任务。
这种创造性的时间管理是使用GTD原理超高效的关键。
使用时间而不是重要性进行优先级
当您对任务进行优先级排序时，不要以其重要性来考虑它们是您的长期目标。从紧迫性角度考虑它们。
您必须紧急完成这项任务吗？如果您花了另一天或另一周的时间来完成它，那会发生什么？如果还有几天（以后），则将其设置为“优先级2”。如果有时间，对于任何想要在“某天”完成的任务，都将其设置为“优先级3”。
每天早晨，请查看您的日程安排，以确保日程安排平衡且切合实际。
如果有很多红色，请看一下这些任务的时间估算，并确保它们适合您的焦点时间范围。如果他们没有，那么您需要联系为您指定截止日期的任何人，然后请求一个更晚的截止时间，或者委派团队中有时间的某个人。
您应该处理所有事情就“时间”而言。重要性意味着“我剩下多少时间来完成此任务？”
一旦您的焦点时间到了一天，就关闭其他所有内容（包括电子邮件）并开始完成这些任务。
有效使用提醒
如果您没有有效使用提醒，它们可能会非常烦人。您只应为与时间相关的任务（例如约会或会议）设置提醒。
您不需要工作任务提醒，因为您在日历中有专门的焦点时间来处理这些事情。
还应该设置提醒发生的时间在该事件发生时要使用的设备上。例如：
始终在需要完成任务之前考虑一下您要去的地方，并进行设置
有效使用重点工作会议
因此，焦点时间到了。现在怎么办？
确保您的环境有利于集中精力和提高生产力。关上办公室的门。播放您的最喜欢的舒缓音乐 。坐在您的计算机上，开始只专注于手头的任务而已。
重点时刻是您发光的时刻。当您终于完成工作时。在一天结束时，您最终的最终生产力在很大程度上取决于您在“聚焦时间”内实际聚焦的能力。
是否想提高生产率？使用在线Pomodoro应用 可以确保您定期休息片刻。
记住要专注于大局观
每月至少一次，您应该检查一下自己的状况。大目标，以确保您正在努力的所有目标与您的大生活目标保持一致。
不确定这些目标是什么或如何将其分解为更小的部分？我强烈建议您使用目标计划应用程序，例如守门员 。
这是一种创造性的方式，可以在圈子内部可视化您的重要人生目标。要实现这些大目标，您需要完成的工作就是围绕这个圈子展开。您走得越远，目标就越小。外圈形成包含您当前正在执行的任务的块。
随着生活的变化，每月查看目标圈子可以帮助您删除不再重要的事物并添加新事物
使用这些较大的目标来指导您如何整理和排列待办事项列表中已设置的任务的优先级。
如果Goalscape不起作用对您来说，还有很多其他的目标规划应用 供您选择。
不要过度规划或过度组织
大多数重要的是，让工具发挥作用。您应该只花费审核会议来进行组织和计划，但不要将太多的时间花在计划和任务组织上，以至于您永远无法完成任何实际工作。
这就是为什么每天，每周，每月的审核会议是如何组织起来的。这些时间专门用于管理您的GTD例程。除此之外，这都是关于…完成任务。
您有什么完成任务的提示？我们这里还没有介绍什么？在评论中让我们知道。