如何使用Microsoft Access构建数据库

如果您有Office 365订阅，则可以访问的应用程序之一是Access。它是在计算机上创建各种类型的数据库和报告的工具。如果您正在寻找一种方法来构建数据库，则无论您要构建简单数据库还是复杂数据库，MS Access都是最好的方法。

您可以使用该工具来构建数据库数据库，创建数据输入表单，使用自定义查询过滤数据以及从数据中生成报告。有逐步的向导可以帮助您创建这些项目，因此使用起来并不难。

如何使用MS Access构建空白数据库

您需要做的第一件事是建立数据库。为此，请在Access中启动一个新数据库。您的数据表，表格，查询和报告将保存在其中。为此，您可以使用Access提供的众多模板之一，也可以从头开始构建一个模板。

在这里，我们将建立一个存储学生信息的数据库，并且将使用一个空白的数据库模板。

启动访问 strong>应用 。

单击左侧栏中的新建以创建新数据库。

在右侧窗格中选择空白数据库选项，以创建新的空白数据库。

单击小文件夹图标，然后选择保存数据库的路径。然后，单击显示创建的按钮。

这就是使用Access构建数据库的方式。您的数据库应该在指定的路径上可用。

在数据库中创建表

任何数据库的基础都是表。在这些表中，您的数据保存在各个列中，您可以在这些表上运行查询并从中生成报告。

在Access中建立新数据库时，它将在其中打开新表创建屏幕。数据表视图。该视图不是最容易使用的视图，因此您需要将其更改为设计视图，然后创建表列。

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右键单击新创建的表，然后选择设计视图。

它将提示您先保存表格。输入表的名称，然后单击确定。

以下屏幕允许您将列及其数据类型添加到表中。保持第一列不变，因为它会为您的每个项目生成唯一的ID。

在构建学生数据库时，将光标置于第二个字段中，然后输入Student Name 。从数据类型字段中选择短文本。

输入年龄作为下一个字段名称，然后从数据类型下拉菜单中选择数字。

添加名称为国家和短文本作为数据类型的最后一列。

按Ctrl + S保存表。

在数据库中创建数据输入表单

虽然您可以在数据表视图中打开表格并向其中添加所需的数据，但表格会提供为您提供了一种输入数据的简便方法。您也不必混入表中的任何其他数据，因为表单只允许您一次编辑一个条目。

您可以使用Access的表单向导将创建数据输入表单 ，其中包含您选择的字段。

虽然Access仍与您的数据库一起打开，请单击顶部的Create标签，然后选择表单向导。

它将要求您选择要在表单中使用的字段。选择所有您需要输入值的内容，然后单击右箭头图标将其添加到列表中。然后单击底部的下一步。

以下屏幕提供了四种表单布局供您选择。单击任何布局，预览将出现在左侧。做出选择后，点击底部的Next。

输入您的名称并点击完成。

该表格应打开，可以向表中添加数据。

创建查询以过滤数据库中的数据

查询使您可以使用各种自定义条件过滤保存在表中的数据。例如，如果您要检索居住在美国的20岁或20岁以上的学生的数据，则可以创建查询并生成一个表格，其中仅包含符合您条件的学生。

单击顶部的创建标签，然后选择查询向导。

选择第一个显示简单查询向导的选项，然后按确定。

选择要包括在查询中的表和字段，然后单击下一步。

选择详细信息选项，然后单击底部的Next。

输入查询的名称，然后点击底部的完成。

右键单击新创建的查询，然后选择设计查看。您将使用此视图输入查询的条件。

以下屏幕可让您指定查询的过滤器。让我们创建一条规则，仅显示来自美国的20岁或以上的学生。

在条件框中，为= 20键入年龄字段。

在国家字段的条件行中输入美国。

按Ctrl + S保存更改。

双击查询在左侧栏中，您将看到过滤后的数据版本。

如何在Access中构建数据库报告

报告通常用于将数据带出Access并作为独立文件查看。 Access使您可以为所选的表和字段生成报告，并使用与表单和查询相同的向导样式来生成报告。

在页面上单击创建标签。顶部，然后选择报告向导。

在报告中添加您想要的字段，然后单击下一步。

如果要指定任何分组顺序，则可以在此屏幕上执行。然后点击下一步。

如果要按字段对记录进行排序，可以在此屏幕。然后单击下一步。

选择报告布局，然后点击Next。

输入报告的名称，然后点击完成。

右键单击报表，然后选择打印预览。

单击顶部的PDF或XPS，将其保存为以下两种格式。

您的包含表，表格，查询和报表的完整数据库已准备就绪。

您如何建立你的数据库 ？如果使用Access，是否使用上述功能？在下面的评论中让我们知道。

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