邮件合并是 Microsoft Word 的一项功能,可帮助您简化创建个性化信件、标签、信封、电子邮件和目录的过程。由于邮件合并不是最常用的 MS Word 功能之一,一些用户可能不知道如何在 Word 中进行邮件合并以创建信件、标签和信封。
如果您想节省手动个性化每个字母、标签或其他文档的时间,邮件合并可以派上用场。即使您从未尝试过创建邮件合并信函,该过程也非常简单,我们将引导您完成以下每个步骤。
如何创建邮件合并信函
Microsoft Word 有一个向导可以引导您完成 创建邮件合并信件 。向导将询问您要使用的信件以及信件的收件人,因此请确保您准备好插入收件人列表。如果您不这样做,没什么大不了的,您可以随时手动添加收件人列表。
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如果您已经为信函输入了一些内容,请选择使用当前文档。
如果您想使用即用型模板,请选择从模板开始。选择起始文件后,点击选择收件人。
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使用资源管理器导航到包含收件人列表的工作表,选择工作表并选择打开。
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当您选择工作表时,您会看到选择表格窗口。选择相关表。如果您的数据确实如此,请务必选中文本第一行数据包含列标题旁边的框,然后选择确定。
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接下来,您将看到 Word 将在合并中使用的收件人列表。如果一切正常,请选择确定。
添加 Excel 工作表后,选择下一步:写信。
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>插入合并字段对话框将打开,您可以从中选择相关占位符并选择插入将其添加到您的信函中。
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这将向您显示通过邮件合并生成的所有信件的预览。您可以使用邮件合并窗格中的箭头按钮来切换信件的预览。
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如何创建邮件合并标签
编译您的邮件总是一个好主意邮件列表整齐地放在 Excel 表格中,因此当您需要某人的邮件详细信息时不会感到头晕目眩。但是,如果您想打印标签,您的 Excel 工作表编译将无法完成。相反,您需要在 MS Word 上创建邮件合并标签 。
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一旦您选择确定,您将看到文档上列出的标签。如果不这样做,请转到表格设计>边框并选择查看网格线。
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导航到包含邮件列表的 Excel 文件。选择文件并选择打开。
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如果它看起来不像您想要的那样,请选择匹配字段。确保所有详细信息与工作表中的相应标题相对应,然后选择确定。
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再次查看预览。如果看起来不错,请选择 OK。
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你会看到一个小窗口弹出。选择All,然后选择OK。
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如何创建邮件合并信封
创建邮件合并信封与标签的创建基本相同,但有一些调整。
再次点击邮件>开始邮件合并>逐步邮件合并向导,但这次,选择信封,然后从底部选择下一步:开始文档。
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您现在会看到 <
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您的信封现在可以合并了。选择下一步:完成合并。
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您现在将看到所有信封合并到一个文档中。
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轻松批量打印和发送电子邮件
使用邮件合并可以为您节省大量时间,否则您将花费在自定义信件、标签或信封上。不过,这并不是您使用 MS Word 所能做的全部。您还可以创建 问候卡 、小册子 和 索引卡 。
邮件合并已经存在了一段时间,但如果您希望提高流程效率,Microsoft Office 2019 引入了一些简洁的功能 您可能想看看。