如何在Microsoft Word中创建和使用自动图文集

自1980年代初Microsoft首次发布用于MS-DOS的Microsoft Word以来，字处理器已经走了很长一段路。它的突破性功能是设计用于鼠标。当今的微软Word 版本包括用户甚至无法想象的功能，包括使用Microsoft Word的自动图文集功能，以更快地创建内容并减少错误。

如果您经常使用Word，则可能经常使用短语，文本块或图形。 Word的自动更正和自动图文集功能可帮助您快速插入这些重复项，从而节省时间。例如，可以在信件末尾添加您的签名，或者在合同或投标书之类的文档中插入样板语言。

自动更正之间的区别和AutoText

在Microsoft Word中，“自动更正”允许您创建可重复使用的文本片段（最多255个字符）。然后，这些片段不仅可以在Word中使用，还可以在所有Office应用程序（例如外表 和微软幻灯片软件 ）中使用。

自动图文集，其他手，要坚固得多。它可以控制更大的文本块。您创建的自动图文集词条将与Word模板一起保存，并且在您使用的其他Office应用程序中不可用。 Microsoft Word的桌面版和联机版中都提供了“自动更正”和“自动图文集”。想要转换为可重用的代码段。在下面的示例中，我们将自动更正配置为在键入-123时插入一小段文本。

  1. 最多选择255个字符
    1. 转到文件>选项>校对并选择自动更正选项按钮。
      1. 确保已选中键入时替换文本复选框。
        1. 接下来，在替换部分，键入要用在步骤1中选择的文本块替换的字符。在这种情况下，我们使用的字符是-123。。您在步骤1中选择的文本将显示在使用下。
          1. 最后，选择添加，然后选择确定，然后再次确定。

            2. 使用自动更正条目

            现在，要使用通过上述步骤创建的自动更正条目，只需在Word文档中键入-123，这些字符将替换为您在步骤1中选择的文本块

            如何创建和使用自动图文

            如果要自动插入长度超过255个字符或包含图像的文本块，请使用自动图文代替自动更正。

            创建新的自动图文集条目

            再次，首先打开一个文档，该文档将要制作的文本变成可重复使用的代码段。

            1. 选择以下内容的块文本（包括图像）要转换为自动图文集词条。
              1. 按Alt+ F3。这将启动一个Create New Building Block对话框，您将在其中找到一些选项。
              2. 填写信息，并确保包含唯一的名称和描述。
                1. 选择确定。

                  2. 使用Microsoft Word自动图文集条目

                  现在，要使用刚创建的自动图文集条目，请按照以下步骤操作。

                  1. 选择工具栏上的插入标签。
                  2. 选择快速部件，然后选择自动图文集。
                  3. 选择您想要的自动图文集词条，它将被插入到Word文档中。

                    4. 通过自动更正使用自动图文集条目

                    或者，您可以通过键入条目名称来插入创建的自动图文集条目。此方法实质上是使用自动更正功能。例如，使用上面的“自动图文集”条目，您可以开始输入“利用敏捷框架”，然后会出现一个工具提示，上面写着“（按ENTER键插入）。”

                    当您按Enter时，完整自动图文集块将插入到您的文档中。

                    如果看不到“（按ENTER键插入）”工具提示，则需要启用显示自动完成建议。为此，您可以转到文件>选项>高级并选中显示自动完成建议旁边的框。

                    添加自动图文集条目到快速访问工具栏

                    如果要减少插入Microsoft Word自动图文集所必须执行的操作数量，可以将条目添加到“快速访问”工具栏中。

                    1. 选择快速访问工具栏下拉箭头，然后选择更多命令。
                      1. 在从选择命令下拉框中，选择所有命令。
                        1. 在左侧列表中找到自动图文集，然后选择添加按钮将其添加到右侧列表中。
                          1. 选择确定。
                          2. 现在，您将看到“自动图文集”按钮已添加到快速访问工具栏中。
                            1. 要插入自动图文集条目，请选择“自动图文集”按钮，然后选择要插入到文档中的自动图文集条目。

                              2. 通过快捷方式使用自动图文集输入

                              另一种方法通过创建键盘快捷方式来插入自动图文集条目。

                              1. 右键单击，在工具栏功能区的任何位置，然后选择自定义功能区.../ li>
                                1. 选择对话框底部的自定义按钮。
                                2. 在左侧的“类别”列表中，选择Building Blocks>。
                                3. 在右侧的构件块列表中，选择要为其创建的构件块键盘快捷键。
                                4. 将光标置于按新快捷键字段中，然后输入要使用的键盘快捷键。在下面的示例中，我们使用Alt+ Ctrl+ Shift+ L作为键盘快捷键。
                                  1. 选择分配按钮。
                                  2. 选择关闭，然后确定。
                                  3. 现在，当您返回Word文档时，可以使用刚刚创建的键盘快捷方式来插入自动图文集词条。

                                    4. 通过以下方式变得更聪明，更快您学到的技巧

                                    即使您不是真正的注重细节的人，上面的技巧也会使您看起来像自己！如果您利用这些功能，则在撰写Word文档时可以节省时间并减少错误。如果愿意，请更进一步，并在Word中创建一些宏 重复进行一系列操作。

                                    相关文章:

                                    如何在Outlook中创建通讯组列表 如何将Outlook电子邮件转发到Gmail 如何在PowerPoint中添加页眉和页脚 如何用Word制作小册子 如何在Microsoft Teams中创建分组讨论室 如何在Word中添加或删除注释 如何在Excel中记录宏

                                    5.05.2021