如何在Outlook中创建通讯组列表

如果您使用Outlook与同事交流，则可能要重复向其成员经常更改的特定组发送电子邮件。例如，您可能需要每天通过电子邮件发送所有客户服务代表的信息，但是由于营业额高，列表可能经常更改。

您可以在每次发送电子邮件时手动键入每个人的姓名或电子邮件，但是随着组的扩大，这很快就会变得很麻烦。不仅如此，您还冒着疏忽忘记可能导致办公室戏剧的人的风险。这就是通讯组列表或联系人组的出现！

在大多数情况下，“联系人组”和“通讯组列表”是可以互换的。微软开始使用“联系人组”一词，大概是因为它比“通讯组列表”更直观。

但是，有这是使用Microsoft 365的组织之间的真正区别。Microsoft365的管理员可以将现有的Outlook通讯组列表转换为“组”，从而使组成员可以访问共享库和协作空间，例如微软团队 ，Yammer和策划人 。

尽管您的IT部门可能会统治组织的Outlook通讯组列表，尤其是可怕且经常维护不佳的全体员工列表，但是您仍可以在外表 中创建自己的联系人组。

下面，我们将引导您逐步了解如何在Outlook中为浏览器版本和桌面应用创建联系人组。

如何在Outlook Online中创建联系人组

在Outlook浏览器版本中创建联系人组很容易。

  1. 登录到您的帐户在outlook.com 上，或者如果您已经登录到Microsoft 365，则从应用启动器中选择Outlook。如果您没有在应用列表中看到Outlook，请选择所有应用。
    1. 在左窗格中的组下，选择新组。
      1. 在弹出窗口中，为您的新群组提供名称和描述，然后选择创建。 （如果您的组织启用了该功能，则可能会提示您为该组创建一个电子邮件地址。在这种情况下，为了便于使用，请尝试使该电子邮件地址与该组的名称相同。）
        1. 现在，将成员添加到组中。通过姓名或电子邮件地址搜索人员。选择要添加到组中的人员的搜索结果，这些结果将显示在“将添加此人”下。
          1. 重复第4步，直到将所需的所有人添加到组中为止。然后选择添加按钮。
          2. 选择关闭。
          3. 通过选择新消息。
            4. 图>
            1. 在要字段中，开始输入您创建的组的名称，然后从出现的列表中选择它。

              2. 轻松自如。但是，如果您需要在群组中添加或删除人员该怎么办？继续阅读。

              如何在Outlook Online中编辑联系人组

              Microsoft使得无需离开Outlook Online即可轻松编辑联系人组。某些步骤可能会略有不同，具体取决于您的组织配置Microsoft 365的方式，但是下面的步骤应该可以帮助您实现这一目标。

              1. 在左窗格中的组下，选择要编辑的组。
              2. 在该组的条目中，选择更多（三个点/省略号）图标。
                1. 选择设置。 （根据您组织的Outlook配置方式，您可能会直接从“更多”图标中看到添加成员的选项。）
                  1. 在出现在右键，选择编辑组。
                    1. 选择成员标签。
                    2. 从此处，您可以通过选择要删除的人员条目旁边的X图标来添加成员或将其从组中删除。
                      1. 如果您已将成员添加到组中，请选择添加按钮。否则，选择关闭。

                        2. 在Outlook Online中编辑联系人组的另一种方法

                        取决于Outlook的配置方式，能够按照以下步骤编辑联系人组：

                        1. 转到Outlook的People部分（“日历”图标右侧）。
                          1. 在“组”部分的左窗格中，选择所有者以显示您创建的组。
                            1. 从中选择要编辑的组
                            2. 选择管理组成员。
                              1. 从那里，您可以通过选择条目旁边的X来添加成员或删除现有成员。

                                2. 如何在Outlook的桌面应用中创建联系人组

                                在Outlook的桌面版本中创建联系人组比在在线版本中创建联系人组更加简单。

                                1. 启动Outlook，然后选择人>左下角附近的图标（您可以在其中切换电子邮件，任务，人员和日历）。
                                  1. 接下来，从工具栏中，选择新联系人组。 （如果您的组织使用的是Microsoft 365，则您可能还会看到“新建群组”按钮。出于我们的目的，我们将使用“新建联系人群组”来方便发送群组电子邮件。）
                                    1. 在出现的“联系人组”窗口中，为您的联系人组命名，然后选择添加成员，然后选择要从中获取新成员的位置。选项可能包括来自Outlook联系人，来自通讯簿或新电子邮件联系人。
                                      1. 一个接一个地搜索要添加到联系人组的人员。确保其条目突出显示，然后选择成员按钮（或双击其条目）以添加它们。完成后，选择确定。
                                      2. 关闭窗口，如果提示您保存更改，请确保回答是。
                                      3. 现在，当您发送新电子邮件时，可以在收件人字段中输入联系人组的名称。您的联系人组将被添加。如果需要，可以展开组列表，Outlook将用其成员替换列表。但是请注意，您将无法再次折叠该列表。

                                        4. 联系人组在Outlook通讯簿中显示为条目，因此您可以在该字母顺序列表中找到它们。

                                        如何在Outlook的桌面应用程序中编辑联系人组

                                        现在，让我们在Outlook的桌面版本中编辑现有的联系人组。

                                        1. 启动Outlook，然后选择人图标。
                                        2. 在联系人列表中查找并选择要编辑的组。
                                        3. 在右侧窗格中，选择编辑。通过添加和/或删除成员，您将返回到可以管理组的位置。

                                          4. 无论您使用的是在线版本的Outlook还是桌面应用程序，花几分钟时间创建Outlook通讯组列表绝对值得会反复使用。您会很高兴的。

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                                          17.04.2021