10 个您不知道的隐藏 Google 表格功能

如果您经常使用 Google 表格，您可能会熟悉那些经常使用的工具。但是，此电子表格应用程序的许多功能未被注意到且未得到充分利用。

在这里，我们将介绍几个很酷的 Google 表格功能，这些功能可能会很快成为您的最爱。前往 谷歌表格 ，使用您的 Google 帐户登录，然后尝试一些隐藏的宝石。

1.从智能芯片中提取数据

如果您已经利用了谷歌应用程序中的智能芯片 ，那么您会很高兴知道您可以用它们做更多事情。插入智能芯片后，您可以从中提取数据并将其放入工作表中，从而使芯片更加有用。

您目前可以从人员、文件和日历事件智能芯片中提取数据。这包括姓名和电子邮件、所有者和文件名以及摘要和位置。

  1. 插入智能芯片后，将光标悬停在其上、选择它或右键单击。然后，选择数据提取。
    1. 边栏打开后，使用提取选项卡标记要提取的项目的复选框。
      1. 使用提取到字段输入或选择您想要保存数据的工作表位置。

          2. 如果您需要刷新提取的数据，可以使用侧边栏中的刷新和管理选项卡。

          2.创建二维码

          二维码是共享信息、引导人们访问您的网站甚至提供折扣的流行方式。通过 创建您自己的二维码 在 Google 表格中无需加载项或第三方工具，您或您的协作者就可以快速采取行动。

          要制作二维码，您将使用 Google Sheets IMAGE 函数和指向 Google 根 URL 的链接：https://chart.googleapis.com/chart?。

          在这里，我们将使用以下公式链接到单元格 A1 中的网站。将公式放入您想要二维码的单元格中。

          =IMAGE(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))

          使用以下参数来构建公式：

          • CHS参数：定义QR码的尺寸（以像素为单位）（chs=500×500）。.
          • CHT 参数：指定二维码 (cht=qr)。
          • CHL 参数：选择 URL 数据 (chl=”&ENCODEURL(A1))。

            • 然后，使用与运算符 (&) 连接参数。

            看到代码后，您可能需要调整行和/或列的大小才能查看其完整大小。然后，扫描二维码 确保它按您的预期工作。

            您还可以使用可选参数以特定方式对数据进行编码或分配校正级别。有关这些参数的更多信息，请查看 QR 码的 Google Charts 信息图表参考页面 。

            3.插入下拉列表

            下拉列表是很棒的数据输入工具。通过从列表中选择一个项目，您可以确保输入所需的数据，同时可以减少错误。

            自推出 表格中的下拉列表 以来，该功能已得到增强，为您提供了一种更简单的方式来创建和管理这些有用的列表。

            1. 通过执行以下操作之一插入下拉列表：
            2. 从菜单中选择插入>下拉菜单。
            3. 右键单击并选择下拉菜单。
            4. 输入 @(At) 符号，然后在“组件”部分中选择下拉菜单。
          • 然后您将看到打开的数据验证规则侧边栏。在应用于范围框中输入列表的位置，并确认在“条件”下拉菜单中选择了下拉。
            1. 然后，在选项框中添加列表项，并可以选择在左侧为其选择颜色。
              1. 要显示帮助文本，请选择针对无效数据的操作，或选择显示样式，展开“高级选项”部分。
                1. 完成后，选择完成。然后，使用新的下拉列表在工作表中输入数据。

                  2. 4.验证电子邮件地址

                  当您的电子表格包含电子邮件地址（无论是 Gmail、Outlook 还是其他地址）时，您可能需要确保它们有效。虽然表格不会显示地址是否合法，但它会显示 @ (At) 符号和域名的格式是否正确。

                  1. 选择要检查的单元格，然后转到菜单中的数据>数据验证。.
                    1. 数据验证规则侧边栏打开后，选择添加规则，确认或调整应用到范围字段中的单元格，然后选择文本是有效的电子邮件“条件”下拉框中的。
                      1. 可以选择高级选项，例如显示帮助文本、显示警告或拒绝输入。选择完成保存并应用验证规则。

                        2. 然后，您可以通过输入无效的电子邮件地址来测试验证和选项。

                        5.制作自定义函数

                        您喜欢使用函数和formulas in 谷歌表格 吗？如果是这样，为什么不创建自己的呢？使用自定义函数功能，您可以设置自己的函数并随时重复使用它。

                        1. 从菜单中选择数据>命名函数。
                          1. 在打开的命名函数侧边栏中，使用底部的添加新函数来创建自定义函数。您还可以查看示例、观看演示或了解有关该功能的更多信息。
                            1. 输入函数名称、描述和可选的参数占位符。输入要用于定义函数的公式，然后选择下一步。
                              1. 查看函数预览，然后选择返回进行更改或创建保存新函数。请注意，如果需要，您还可以添加可选参数。
                                1. 然后您将在侧边栏列表中看到该函数。将其输入到工作表的单元格中进行测试。

                                  2. 如果您需要进行编辑，请重新打开“命名函数”侧边栏，选择函数右侧的三个点，然后选择编辑。

                                  6.使用切片器过滤图表

                                  图表为您提供了方便且有效的方式来显示数据。使用切片器，您可以过滤图表中显示的数据。这可以方便地在需要时查看图表数据的特定部分。

                                  插入切片器

                                  在插入你的图表 之后，选择它并转到菜单中的数据>添加切片器。

                                  边栏打开后，打开数据选项卡，确认顶部的数据范围，然后选择要用于过滤器的列。.

                                  您将看到切片器显示为黑色圆角矩形，您可以根据需要移动或调整其大小。

                                  使用切片器

                                  获得切片器后，选择左侧的过滤器按钮或右侧的下拉箭头。然后，选择您想要在图表中查看的数据，并在这些项目旁边放置复选标记。

                                  选择确定，您将立即看到图表更新。

                                  要将图表返回到显示所有数据的原始视图，请打开过滤器并选择全选>确定。

                                  7.快速计算数据

                                  有时您希望查看快速计算 而不向工作表添加公式。在 Google 表格中，您只需选择值，然后选择要查看的计算结果即可，无需任何额外工作。

                                  1. 选择要计算的数据，然后查看选项卡行右下角的内容。您将看到绿色的计算菜单，其中包含数据的总和。
                                    1. 打开该菜单并选择您要执行的计算。您将在该菜单中看到新结果。
                                      1. 您还可以简单地打开菜单来实时查看所有可用的计算。

                                        2. 如果您决定在工作表中包含计算，请保持单元格处于选中状态，然后选择工作表选项卡右侧的探索。

                                        边栏打开后，将要使用的计算拖动到工作表中的单元格。

                                        8.探索展示数据的方法

                                        也许您的电子表格中有数据，但不确定显示或分析数据的最佳方式。通过“探索”功能，您可以看到各种快速方式来呈现数据、查看有关数据的详细信息以及提出问题。

                                        选择您的数据并选择右下角的探索。

                                        当探索侧边栏打开时，您将看到数据选项。在“答案”部分中输入问题，使用“格式”部分应用颜色，或插入“分析”部分中的图表。

                                        完成后，只需使用侧边栏右上角的X即可将其关闭。

                                        9.请求表批准

                                        如果您将 Google Workspace 帐号用于商业或教育用途，请查看审批功能。有了它，您可以请求其他人批准并跟踪哪些内容已获得批准，哪些内容未获得批准。.

                                        转到文件并选择批准。

                                        “审批”侧边栏打开后，选择提出请求。

                                        在弹出窗口中，添加您想要批准请求的人员以及可选的消息。您还可以添加截止日期、允许审批者编辑工作表或在发送审批请求之前锁定文件。完成后选择发​​送请求。

                                        如果您尚未与审批者共享文档，系统会要求您这样做并分配权限。

                                        然后，您可以返回“审批”侧栏来查看状态。

                                        10.设置自定义日期和时间格式

                                        虽然 Google 表格提供了多种不同的方式来设置日期和时间的格式，但也许您想要一些特别的方式。您可以使用所需的结构、颜色和样式创建自己的日期和时间格式。

                                        1. 选择包含日期或时间的单元格，然后转到格式>数字>自定义日期和时间。或者，您可以选择工具栏中的“更多格式”选项，然后选择自定义日期和时间。
                                          2. <开始=“2”>
                                        2. 窗口打开后，您将看到日期和/或时间的当前格式。选择顶部的现有元素以更改格式或将其删除。
                                          1. 要添加不同的元素，请选择右侧的箭头，然后从列表中选择一个。然后，您可以使用箭头设置该元素的格式。
                                            1. 完成后，选择应用以使用自定义日期和时间格式，您应该会看到工作表更新。

                                              2. 借助 Google 表格的这些功能，您可以利用数据做更多事情。请务必尝试一种或多种，​​看看哪一种对您有用。

                                              有关相关教程，请参阅使用条件格式选项的 how to find duplicates in 谷歌表格 。.

                                              相关文章:

                                              如何转置 Google 表格中的行和列 如何在 Google 表格中使用数组公式

                                              25.07.2023