有效地组织文档，尤其是冗长的文档，可能具有挑战性。借助 谷歌文档 中的内置功能，您可以通过多种方式高效地撰写报告、文章、论文、提案、团队文档等。
您需要构建文档，以便轻松显示信息和扫描详细信息。那么，让我们看看组织下一个 Google 文档的几个关键功能。
1。扫描带有摘要和大纲的文档
创建文档详细信息概述的最简单方法之一是使用摘要和大纲功能。这些方便的工具位于内容之外，因此不会分散注意力，并且只需单击即可显示或隐藏。
这些组织功能可让您总结文档的内容，并通过自动生成的大纲跳至您需要的部分。
显示和关闭摘要和大纲
要显示摘要和大纲，请转到查看选项卡并选择显示大纲。
然后，您将在文档空间的左上角看到显示文档大纲图标。选择它以将其展开。
完成摘要和大纲后，使用关闭文档大纲箭头将其隐藏并再次显示显示文档大纲图标。
添加摘要和大纲
要添加摘要，请使用加号打开框并输入文本。
要稍后更改，只需选择编辑图标（铅笔）即可。
要使用大纲，请将标题添加到文档中（如下所述），它们将自动显示在大纲中。然后，您可以选择一个标题以跳转到文档的该部分。
如果需要，您可以通过选择大纲中标题右侧的 X从大纲中删除特定标题。.
2。包含并自定义目录
如果您希望内容中的某些内容可供读者用来导航文档，您可以在 Google 文档中插入目录。此功能是基本功能，但随着时间的推移，Google 对其进行了增强，使其可定制且更具吸引力。
插入目录
到创建目录 ，用标题构建文档部分。输入标题文本，选择它，然后从工具栏的样式下拉框中选择标题级别。这些标题会自动显示在表格中。
准备好插入表格后，将光标放在文档中所需的位置。然后，打开插入菜单，移至目录，然后从纯文本、点线和链接中选择一种样式。
选择您要使用的设计，您将看到出现的表格。
自定义目录
您可以调整目录在 Google 文档中的外观和工作方式，这是一个很好的功能。
要打开编辑工具，请选择表格以显示小工具栏。然后，使用工具栏上的三个点选择更多选项。
边栏打开后，您将看到格式和标题级别两个部分。
您应该会看到您的调整实时更新。
3。使用可折叠标题高效工作
Google 在 2023 年初向文档添加了一项超级有用的功能，让您可以更轻松地处理冗长的文档 。您可以折叠和展开标题。这非常适合专注于您正在使用的文档部分，同时折叠那些您不使用的部分。
在撰写本文时，可折叠标题仅在您使用无页布局时才起作用。目前尚不清楚该功能最终是否会延续到页面布局。
要在新文档或现有文档中使用无页布局，请转到文件并选择页面设置。然后，选择顶部的无页和底部的确定。.
您应该会在文档中的标题左侧看到箭头。只需使用这些箭头或右键单击即可折叠和展开标题。
4。使用构建块轻松跟踪信息
Google 文档中的构建块为您提供了使用表格、文本条目和下拉列表快速便捷地显示信息的方法。只需插入这些预先打包的块之一并在一处输入您的详细信息即可。
您目前可以从四个预制块中进行选择，包括产品路线图、审核跟踪器、项目资产和启动内容跟踪器。您可以按原样使用 Building Block 或对其进行自定义以满足您的需求。
要插入 Building Block，请在文档中选择一个位置，然后转到插入>Building block。从弹出菜单中选择您要使用的类型。
您将看到该块弹出到您的文档中，可供您使用。如果您想更改标题以匹配您的内容，您可以像编辑任何其他文本一样编辑它们。
5。创建和重用自定义块
如果您有 支持的工作或学校 Google 帐户 ，您可以在文档中设置自定义 Building Block。这允许您创建一个块、保存并重复使用它。该块会以 Google 文档文件类型保存到您的 Google 云端硬盘，因此您也可以在以后的新文档中使用它。
要使用新块，请键入 @ (At) 符号，后跟块名称，然后从显示的列表中选择它。
6。输入带有代码块的编程片段
如果您的文档包含 Java、JavaScript 或 Python 等编程代码，您可以利用代码构建块。这允许您在文档中整齐地构建代码 。.
转至插入>构建块，移至代码块并在弹出菜单中选择语言。
当您的块出现时，只需输入您的代码片段即可。如果您想更改编程语言，请使用左上角的下拉框。要更新颜色，请使用右上角的刷新图标。
7。协作处理电子邮件、日历邀请和会议记录
在 Google 文档中组织项目的另一个很酷的工具是内置模板块。如果您正在协作处理电子邮件、日历邀请和会议记录，这些功能尤其有用。
对于电子邮件，您可以填写收件人、主题和消息。然后，选择 Gmail图标直接在 Gmail 中创建草稿。
对于日历邀请，请输入标题、嘉宾、开始和结束时间、地点和说明。使用日历图标在 Google 日历中打开活动。
对于会议记录，从下拉列表中选择一个活动，您将收到一个包含标题、日期和与会者的块，其中包含注释项目符号和操作项目复选框。使用电子邮件图标在 Gmail 中使用会议记录创建草稿。
图像丢失
要使用其中一个模板，请转至插入>构建块，然后从弹出菜单中选择一个选项。
8。使用下拉列表输入详细信息
使用上面的构建块来跟踪信息，您可以利用 Google 文档的预制下拉列表。但是，您可以创建自己的下拉列表，只需 就像在 Google 表格中一样 。这对于您、您的读者或您的合作者来说很方便，可以轻松输入您需要的详细信息。
将光标置于所需列表的位置，打开插入菜单，然后选择下拉菜单。
要使用预制下拉列表，请从底部选择一个。
要创建自己的下拉列表，请选择新下拉列表。然后，输入名称和选项列表。您可以选择每个列表项旁边的颜色、添加更多项目以及使用拖放操作重新排列顺序。完成后，选择保存。.
然后您将看到新的下拉列表，您可以重复使用该列表。只需从插入>下拉菜单中选择即可。
要稍后进行更改，请打开下拉列表并选择添加/编辑选项。
9。使用智能芯片弹出信息
要清楚地列出和查看联系人、事件、文件、位置和日期，您可以插入 文档中的智能芯片 。这些漂亮的工具保持简洁，但会展开以显示详细信息，并允许您通过单击执行操作。
您可以通过输入@符号后跟项目名称来插入智能芯片，或者转到插入>智能芯片并从弹出菜单中选择一个.
插入芯片后，将光标悬停在其上或选择它以查看预览。每个芯片包含不同的细节和操作，具体取决于芯片类型。例如，使用文件智能芯片，您可以预览文件、复制文件链接或打开文件。
如果您有 支持的 Google Workspace 帐号 ，您可以使用额外的智能芯片，包括秒表、计时器和可重复使用的变量。
利用这些智能芯片来包含您需要的信息，同时保持您的内容简短而有趣。
10。轻松插入方程
还有一个很好的Google 文档提供的工具 用于方程。无论是学生还是教授，您都可以停止搜索正确的符号，然后将它们格式化以适合您的文档。只需使用方程式编辑器即可。
要打开编辑器，请转到视图>显示方程工具栏。您还可以选择插入>方程。您将看到文档顶部出现编辑工具栏。
使用工具栏中的下拉框添加符号。您可以使用希腊字母、数学运算符、关系符号和箭头。
然后您会看到您的方程式出现在文档中漂亮整洁的文本框中。
从摘要到跟踪表，从下拉列表到详细信息，您可以通过多种方式组织 Google 文档，以满足您的需求。以下哪些功能将成为您的最爱？.
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