在您的职业生涯中，电子邮件可能是最重要的沟通方式之一。您每天都在做，如果您像我一样，就会被淹死。
好的，您可以每天专门花一两个小时来管理电子邮件。但是，如果您每次回复都花10分钟或更长时间，电子邮件将很快占据一整天–关闭Gmail通知并不会节省您的时间。
这就是为什么学习编写专业的电子邮件以得到答复并且花费不超过几分钟的原因写是必不可少的。幸运的是，今天，您不必成为一名出色的作家或生产力专家。这全都在于寻找正确的策略以及与此相关的一系列工具。
设置电子邮件模板（罐头回复）
创建电子邮件模板是一种节省时间的方法，对于那些经常通过电子邮件收到相同问题或评论的人电子邮件。花一天的时间来设置罐头答复，您将不再需要每天写十遍相同的答复。 Gmail和Outlook都具有此功能，它将帮助您节省时间并免费自动处理电子邮件。
这是只需单击几下即可在Gmail中设置专业电子邮件模板的方法：
您可以为包含长段落以及2-3个快速句子答复的响应创建模板。您会惊奇地发现这些节省下来的时间能为您节省多少时间。
联网电子邮件
如果您的问题不是使用电子邮件模板而是创建模板，请尝试使用“网络电子邮件”。这是一个包含数十种电子邮件模板的网络工具，可帮助您发展专业网络。
“网络电子邮件”是由“简历措辞”创建的，是优化您的交流的绝佳资源。他们提供的模板的一些示例包括冷/热介绍，无响应的跟进，甚至写感谢信。
每个模板还附带有用的提示和建议，可以进一步改善您与收件人的沟通。
您可以使用搜索按钮或浏览列表以找到正确的电子邮件。然后，剩下要做的就是将其复制粘贴到您的消息框中，并更改一些详细信息。
文字计数器加
如果您每天写超过10封电子邮件，则必须使其中一些简短而甜美。因此，如果您最终收到的电子邮件太长，则可能需要考虑使用文字计数器工具来阻止自己。 Chrome扩展程序Word Counter Plus可以为您完成这项工作。
突出显示电子邮件中的文本，并获得一键使用的单词和字符数。然后，您可以继续写电子邮件，也可以在两部分合并之前将其包装起来。
草稿图
您可以找到许多很棒的工具，这些工具可以帮助您更好地撰写文章，从而减少校对和重写电子邮件的时间。 DraftMap是其中之一。考虑文法或海明威，加上它还会检查不必要的单词重复，并帮助您坚持一种写作风格。
此Chrome扩展程序可为您的文字提供实时建议，并以颜色进行标记。它将帮助您避免使用被动语态，错别字，陈词滥调以及有关电子邮件可读性的建议。所有建议均基于欧内斯特·海明威（Ernest Hemingway）的写作规则。 DraftMap特别方便，因为所有过程都在电子邮件撰写框中进行。
不用担心，在完成电子邮件编辑后，如果您仍然突出显示了单词。收件人将看不到颜色，建议仅对您可见。
您的电子邮件可能会更好
“您的电子邮件可能会更好”是一种在线工具，旨在通过向所有人介绍最佳电子邮件做法，减少您花费在管理电子邮件上的时间。
撰写专业电子邮件时，请遵循某些规则。例如，确保您的邮件主题明确，或保留不必要的附件。人们会经常违反这些规则，您会感到惊讶，这最终导致双方都花费更多的时间和精力。
“您的电子邮件可能会更好”列出了10个常见故障。每个要点都附带一个说明和示例，说明如何改善您的电子邮件。如果您想告诉同事这些规则，却又不知道该怎么做，这可能会派上用场。您可以使用自己的单词，也可以向他们发送指向“您的电子邮件的链接可能更好”来说明您的观点。
我们都希望我们的电子邮件变得完全自动化，并且完全不需要任何关注。尽管今天还不完全可能，但是一点点帮助。无论是缩短电子邮件时长，还是在编写时自行安排时间，一旦建立了一些规则，您都会注意到您的第一个改进。
如果您无法停止写长时间的电子邮件，也许是时候完全放弃电子邮件了。尝试使用您的客户关系经理（CRM）或可以轻松地与您的同事交换消息 。如果没有其他问题，它将帮助您减少在电子邮件上的时间。