如何使用 Microsoft Outlook 进行项目或团队管理

有很多用于管理项目和团队的应用程序，从 看板 到 协作应用程序 。如果您已经使用 Microsoft Office，则可以利用 Outlook 中的许多内置功能让您自己和您的团队井井有条。

在项目规划时，您可以对电子邮件进行颜色编码并将消息转化为任务。如果您与团队合作，您可以创建和分配任务以及设置组。为了将这些功能与其他功能一起使用，以下是使用 Microsoft Outlook 作为项目管理工具的一些建议、提示和步骤。

对传入电子邮件进行分类

管理项目时可以使用的最简单但最有用的功能之一就是对电子邮件进行颜色编码。设置 Outlook 类别后，您可以将它们分配给电子邮件，从而使它们在收件箱中脱颖而出。此外，如果您愿意，您可以创建规则来自动分配类别。

您可以为最有意义的内容创建类别。一些建议包括每个项目、客户或部门的类别。

  1. 前往 Outlook 的主页选项卡，然后打开“标签”组中的分类菜单。然后，选择所有类别。
    1. 您会注意到几个预制类别，它们只是颜色作为类别名称。您可以编辑其中之一以使用更有意义的名称。选择一个类别，选择右侧的重命名，输入新名称，然后使用Enter保存。
    2. 要创建新类别，请选择右侧的新建。输入名称，选择颜色，可以选择添加快捷键，然后使用确定保存它。

      3. 要为电子邮件分配类别，请执行以下操作之一：

      • 在主页选项卡上选择分类，然后选择您要使用的分类。
      • 右键单击，移至分类，然后在弹出菜单中选择一个。

        • 然后，您将在收件箱中的电子邮件旁边以及其自己的窗口中的邮件顶部看到类别。

        将电子邮件变成任务

        在 Outlook 中管理项目的一个特别有用的方法是将电子邮件转变为任务。您可能会收到为利益相关者更新项目状态或向团队成员发送文档的请求。通过将该消息放入您的任务列表中，您将可以轻松完成它。.

        要快速将电子邮件变成任务，只需执行以下操作之一：

        • 右键单击收件箱中的邮件，转到移动，然后在弹出菜单中选择任务文件夹。
        • 在消息窗口中，选择功能区中的移动，然后使用移动下拉菜单选择任务文件夹。
        • 将邮件从收件箱拖至左侧导航栏中的任务图标。

          • 如需将电子邮件转变为任务时的其他选项，您可以使用下一个方法。

          1. 在选择电子邮件时按住鼠标右键，然后将其拖动到左侧的任务图标上，然后松开。
          2. 您将看到用于将电子邮件复制为包含文本的任务、将其复制为包含电子邮件附件的任务或将电子邮件作为包含附件的任务移动的选项。
          3. 选择其中一个选项即可。如果您改变主意，也可以选择取消。

            4. 然后，随时选择 Outlook 任务图标即可查看您的待办事项列表。

            创建并分配任务

            除了将电子邮件变成自己的待办事项之外，您还可以创建任务并在 Outlook 中分配它们。如果您决定委派任务而不是自己处理任务，或者您希望接收可通过单击发送的任务状态报告，这会很方便。

            1. 选择左侧的任务图标或主页选项卡上的新项目>任务并创建一个像平常一样的新任务。或者，您可以使用上述步骤将电子邮件变成任务。
              1. 填写所有任务详细信息，包括主题、开始日期和截止日期、优先级和详细信息。准备就绪后，转到任务选项卡，然后在功能区的“管理任务”部分中选择分配任务。
              2. 这会刷新任务窗口，以包含用于添加受让人的“收件人”行。输入他们的姓名或电子邮件地址，或使用收件人按钮从您的地址簿中选择他们。
                  3. .
              3. 您也可以选中相应复选框，以在列表中保留任务的更新副本，并在任务完成时收到状态报告。
              4. 一切完成后，选择发​​送将任务发送给受让人。

                5. 当他们通过电子邮件收到任务时，只需将其添加到自己的任务列表中即可。

                他们可以在完成任务时使用任务的状态和完成百分比字段，并可以选择发​​送状态报告。 span>任务选项卡可通过电子邮件向您提供更新的状态。

                设置联系人组

                当您与团队合作时，创建通讯组列表 （或联系人组）可以节省您的时间。您只需添加组即可，而无需将每个团队成员添加到电子邮件、日历事件或任务中。

                1. 选择左侧导航栏中的人员图标。
                2. 转到首页标签，然后在功能区的“新建”部分中选择新建联系人组。
                3. 在顶部输入组名称。然后，在成员部分中选择添加成员，然后选择来自 Outlook 联系人、来自通讯簿或新电子邮件联系人.
                  1. 使用前两个选项时，会弹出一个新窗口，您可以在其中选择联系人并使用成员按钮添加他们。继续此过程，直到拥有所有成员，然后选择确定进行保存。
                    1. 然后您会看到列出的群组成员，并且可以根据需要添加更多成员。选择保存并关闭完成该过程并保存组。

                      2. 要使用您在电子邮件地址行中创建的群组或作为活动受邀者，请开始输入群组名称并从建议中选择该群组，或使用收件人按钮进行查找并选择组。

                      共享日历

                      虽然您可以在 Outlook 中设置特定的组日历 ，但您可能只想简单地分享您自己的日历 。这对于充当项目后备或共同经理的团队成员很有帮助。

                      1. 选择左侧的日历图标，然后使用文件夹窗格选择日历。.
                      2. 转到首页标签，然后在“管理日历”组中选择共享日历。选择日历。
                        1. 在权限选项卡上，使用添加按钮选择要共享的联系人。
                        2. 找到该联系人，选择添加，然后选择确定。然后，根据您要允许的权限选择可以查看或可以编辑。
                        3. 选择应用，然后选择确定以共享您的日历。

                          4. 您的收件人应该会收到一封电子邮件，表明您正在与他们共享日历。他们可以接受在他们的 Outlook 日历列表中查看您的日历。

                          管理您的文件夹

                          Outlook 中的文件夹就像您在计算机上使用的文件夹一样；它们为您提供了简单的方法来整理您的物品。您可以通过一些好方法来管理您的项目或团队的 Outlook 文件夹。

                          打开收件箱左侧的文件夹窗格。然后，如果您有多个帐户，您可以展开帐户来查看其中的所有文件夹。

                          创建新的父文件夹或子文件夹

                          考虑为每个项目考虑 创建文件夹 或为每个客户或团队成员考虑一个，以使一切井井有条。

                          右键单击帐户或当前文件夹，选择新建文件夹，然后为其命名。

                          对子文件夹进行排序

                          如果您的父文件夹包含许多子文件夹，您可以通过对它们进行排序来快速找到您需要的文件夹。右键单击父文件夹并选择对子文件夹从 A 到 Z 进行排序。

                          将文件夹添加到收藏夹

                          收藏夹部分位于文件夹窗格的顶部。当您折叠该窗格时，您可以在左侧栏中看到您的收藏夹。这两种方法都可以让您快速访问常用文件夹。

                          右键单击该文件夹并选择添加到收藏夹或将该文件夹拖动到文件夹窗格顶部的“收藏夹”部分。

                          显示未读项目数

                          您可以在窗格中的文件夹上显示该文件夹的未读项目总数。如果您自动将电子邮件发送到文件夹，这会很方便，因为您可以快速发现新邮件。.

                        4. 右键单击该文件夹并选择属性。
                        5. 打开常规标签并选择显示未读项目数。
                        6. 选择应用并确定保存更改。

                          7. 如果您希望查看所有项目，请选择显示项目总数。

                          自动化常见操作

                          如上所述，您可以在 Outlook 中执行自动操作。这包括将电子邮件移至文件夹、转发消息 ，以及标记项目的重要性。其中每一项不仅可以帮助您掌控收件箱，还可以帮助您掌控项目或团队。

                          创建 Outlook 规则

                          我们有一份关于 Windows、Mac 和 Web 上 在 Outlook 中创建规则 的完整指南，您可以查看，因此在这里，我们将看一个对项目管理有帮助的示例。您可以自动将电子邮件移至上述文件夹。另外，您可以根据收到的电子邮件来创建规则，而不是从头开始创建规则。

                          1. 选择电子邮件，然后右键单击，移至规则，然后选择创建规则，或在主页上选择规则选项卡并选择创建规则。
                            1. 您会在顶部看到电子邮件的基本条件。您可以根据发件人、主题或地址方式制定规则。选择您要使用的一个或多个条件。
                              1. 在执行以下操作区域中，选中将项目移动到文件夹复选框。然后，使用选择文件夹按钮选择文件夹。
                                1. 完成后选择确定，新规则即可开始使用。每当根据您选择的条件收到电子邮件时，它将自动移至您选择的文件夹。

                                  2. 创建快速步骤

                                  Outlook 中另一个出色的自动化工具称为“快速步骤”。通过快速步骤，您只需单击一下即可对电子邮件执行操作。正如您可以想象的那样，这可以节省大量时间。

                                  您可以为移动、分类或转发电子邮件等操作设置快速步骤。例如，我们将设置一个快速步骤来标记一封电子邮件以供明天跟进。.

                                2. 转到主页选项卡，然后选择快速步骤框中的更多箭头（底部箭头）。选择新建快速步骤>自定义。
                                  1. 在“编辑快速步骤”框中，在顶部为其指定名称。然后，打开选择操作下拉菜单并选择标记消息。
                                    1. 在随后的下拉菜单中，选择明天。您可以选择不同的选项，例如今天或下周，或者如果您愿意的话。
                                      1. 选择完成以保存快速步骤。

                                        2. 要使用快速步骤，请选择电子邮件，转到主页选项卡，然后在快速步骤框中选择它，或右键单击，移至>快速步骤，然后在弹出菜单中选择它。

                                        这就是全部内容了。您只需单击一下即可标记一封电子邮件以供明天跟进。

                                        希望这些建议可以帮助您在 Outlook 中管理下一个新项目甚至团队。如需更多信息，请查看 如何将 Microsoft Teams 添加到 Outlook ，了解加入或安排会议的更简单方式。

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                                        10.06.2023