有很多用于管理项目和团队的应用程序,从 看板 到 协作应用程序 。如果您已经使用 Microsoft Office,则可以利用 Outlook 中的许多内置功能让您自己和您的团队井井有条。
在项目规划时,您可以对电子邮件进行颜色编码并将消息转化为任务。如果您与团队合作,您可以创建和分配任务以及设置组。为了将这些功能与其他功能一起使用,以下是使用 Microsoft Outlook 作为项目管理工具的一些建议、提示和步骤。
对传入电子邮件进行分类
管理项目时可以使用的最简单但最有用的功能之一就是对电子邮件进行颜色编码。设置 Outlook 类别后,您可以将它们分配给电子邮件,从而使它们在收件箱中脱颖而出。此外,如果您愿意,您可以创建规则来自动分配类别。
您可以为最有意义的内容创建类别。一些建议包括每个项目、客户或部门的类别。
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要为电子邮件分配类别,请执行以下操作之一:
然后,您将在收件箱中的电子邮件旁边以及其自己的窗口中的邮件顶部看到类别。
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将电子邮件变成任务
在 Outlook 中管理项目的一个特别有用的方法是将电子邮件转变为任务。您可能会收到为利益相关者更新项目状态或向团队成员发送文档的请求。通过将该消息放入您的任务列表中,您将可以轻松完成它。.
要快速将电子邮件变成任务,只需执行以下操作之一:
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如需将电子邮件转变为任务时的其他选项,您可以使用下一个方法。
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然后,随时选择 Outlook 任务图标即可查看您的待办事项列表。
创建并分配任务
除了将电子邮件变成自己的待办事项之外,您还可以创建任务并在 Outlook 中分配它们。如果您决定委派任务而不是自己处理任务,或者您希望接收可通过单击发送的任务状态报告,这会很方便。
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当他们通过电子邮件收到任务时,只需将其添加到自己的任务列表中即可。
他们可以在完成任务时使用任务的状态和完成百分比字段,并可以选择发送状态报告。 span>任务选项卡可通过电子邮件向您提供更新的状态。
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设置联系人组
当您与团队合作时,创建通讯组列表 (或联系人组)可以节省您的时间。您只需添加组即可,而无需将每个团队成员添加到电子邮件、日历事件或任务中。
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要使用您在电子邮件地址行中创建的群组或作为活动受邀者,请开始输入群组名称并从建议中选择该群组,或使用收件人按钮进行查找并选择组。
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共享日历
虽然您可以在 Outlook 中设置特定的组日历 ,但您可能只想简单地分享您自己的日历 。这对于充当项目后备或共同经理的团队成员很有帮助。
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您的收件人应该会收到一封电子邮件,表明您正在与他们共享日历。他们可以接受在他们的 Outlook 日历列表中查看您的日历。
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管理您的文件夹
Outlook 中的文件夹就像您在计算机上使用的文件夹一样;它们为您提供了简单的方法来整理您的物品。您可以通过一些好方法来管理您的项目或团队的 Outlook 文件夹。
打开收件箱左侧的文件夹窗格。然后,如果您有多个帐户,您可以展开帐户来查看其中的所有文件夹。
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创建新的父文件夹或子文件夹
考虑为每个项目考虑 创建文件夹 或为每个客户或团队成员考虑一个,以使一切井井有条。
右键单击帐户或当前文件夹,选择新建文件夹,然后为其命名。
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对子文件夹进行排序
如果您的父文件夹包含许多子文件夹,您可以通过对它们进行排序来快速找到您需要的文件夹。右键单击父文件夹并选择对子文件夹从 A 到 Z 进行排序。
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将文件夹添加到收藏夹
收藏夹部分位于文件夹窗格的顶部。当您折叠该窗格时,您可以在左侧栏中看到您的收藏夹。这两种方法都可以让您快速访问常用文件夹。
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右键单击该文件夹并选择添加到收藏夹或将该文件夹拖动到文件夹窗格顶部的“收藏夹”部分。
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显示未读项目数
您可以在窗格中的文件夹上显示该文件夹的未读项目总数。如果您自动将电子邮件发送到文件夹,这会很方便,因为您可以快速发现新邮件。.
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如果您希望查看所有项目,请选择显示项目总数。
自动化常见操作
如上所述,您可以在 Outlook 中执行自动操作。这包括将电子邮件移至文件夹、转发消息 ,以及标记项目的重要性。其中每一项不仅可以帮助您掌控收件箱,还可以帮助您掌控项目或团队。
创建 Outlook 规则
我们有一份关于 Windows、Mac 和 Web 上 在 Outlook 中创建规则 的完整指南,您可以查看,因此在这里,我们将看一个对项目管理有帮助的示例。您可以自动将电子邮件移至上述文件夹。另外,您可以根据收到的电子邮件来创建规则,而不是从头开始创建规则。
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创建快速步骤
Outlook 中另一个出色的自动化工具称为“快速步骤”。通过快速步骤,您只需单击一下即可对电子邮件执行操作。正如您可以想象的那样,这可以节省大量时间。
您可以为移动、分类或转发电子邮件等操作设置快速步骤。例如,我们将设置一个快速步骤来标记一封电子邮件以供明天跟进。.
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要使用快速步骤,请选择电子邮件,转到主页选项卡,然后在快速步骤框中选择它,或右键单击,移至>快速步骤,然后在弹出菜单中选择它。
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这就是全部内容了。您只需单击一下即可标记一封电子邮件以供明天跟进。
希望这些建议可以帮助您在 Outlook 中管理下一个新项目甚至团队。如需更多信息,请查看 如何将 Microsoft Teams 添加到 Outlook ,了解加入或安排会议的更简单方式。
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